この記事では、ミニマリストにもおすすめできるスケジュール管理アプリ「Trello（以下、トレロ）」をご紹介します！
- スケジュール管理やタスク管理が苦手だ。
- 紙でスケジュールやタスクを管理するのが面倒だ。
- ミニマリストにもおすすめの作業用アプリを知りたい。
このような悩みを持っている人におすすめの内容です。
今回紹介する「トレロ」の使い方を覚えることができれば、皆さんの仕事や勉強の効率は確実に向上するでしょう！ぜひ最後まで読んでくださいね。(トレロは下記のアプリです)
ミニマリストにおすすめのスケジュール管理アプリはトレロ！
「トレロ」は2011年に開発されたタスク管理ツールです。今回はアプリということで紹介していますが、PCでも使えるので厳密にはツールになります。
トレロはタスクを「カード」として登録し、「ボード」と呼ばれる場所に付箋のように貼ることでタスクやスケジュール管理をして使います。
(iPadで実際にトレロを使用している画面です↑)
この縦3列のカテゴリー(リスト)は自由に設定や追加が可能です。
例えば、「やるべきこと」「作業中」「完了」というリストを作ってタスク管理することもできますし、曜日ごとにリストを作成して1週間単位でのスケジュール管理も可能です。
GTD理論とトレロの相性が良すぎる件について
より効率よく作業を進めていただくために、「GTD理論」という言葉について解説します。GTD理論とは、作業効率UPを目的に開発されたライフワーク管理システムです。
GTD理論を使うことによって、やるべきことが明確になり、結果的に作業がサクサクと進むようになります！具体的に解説していきますね。
このシステムは５ステップで完結するタスク管理です。以下の引用文がにわかりやすいので参考になります。マナブログより引用しました。
- 収集：頭の中にある「やらなければならないこと」「気になっていること（問題）」を紙などに書き出す。
- 処理：書き出した内容を、手順に添って、分類しリスト化する。
- 整理：リストを自身がスケジュール管理に使っているツール（PDAやシステム手帳など）に入れ込む。
- 見直し：自分の状況や状態でそれらが可能かどうか見直し、検討する。
- 実行：リストアップした「出来ること」を順次片付ける。
ここからさらに砕いて説明すると、GTD理論は以下の５ステップになります。
- やるべきことが全部書き出す
- 事前に決めた手順に従ってリストに分ける(いつするかなど)
- リストを自分の使っているツールに入れる
- 自分の状況と比較して、可能かどうかのチェック
- 優先順にタスクをこなす
意外にシンプルです。そしてこのGTD理論とトレロの相性が最高にいいのでおすすめ！トレロに直接タスクを書き出すのなら、手順３は省略できまし快適です。
トレロの使い方を5つの手順で解説
トレロはインストール後に少し登録がありますが、そこは我慢してください。アカウントを作ることで、スマホやタブレット、PC間でのリンクが可能になります。
設定を終えたら、「ボード」にていよいよスケジュール管理になります。ここでは理解しやすいように僕のトレロの使い方を5つの手順で解説します。
- ボードにてリストを作成
- やるべきタスクを全て書き出す
- リストの基準に従ってタスク(カード)を分類
- タスクを優先度順に上から並べる
- 優先度順にタスクを消化していく
【手順1】ボードにてリストを作成
まずはボードにリストを作成していきましょう。(上の画像でいう3つのカテゴリーのことです)
リストを作る基準は自由です。自分の好きなように設定することができます。僕はめんどくさがりなので、下記の3種類のリストを使っています。
- 今月の目標←方向性を維持するため。達成できたら削除します。
- 今週に達成したいこと←ここに僕はTODOを書き込みます。
- 今日(明日)やること←寝る前に整理することもあるので(明日)も付けています。
こんな感じで僕なりの意味を持って作成しています。特にこだわりがない人はマネしてくれて大丈夫です。
参考用に、他のリスト作成の候補を2つ挙げておきます。自分の性格やタスク量によって調節していくといいでしょう。
(シンプルなので初心者やミニマリスト向け)
- 未完了のタスク
- 今日のタスク
- 今週には完了したいタスク
(几帳面だったり、日によって忙しい方向け)
- 1週間で達成したいこと
- 月曜日のタスク
- 火曜日のタスク
- 水曜日のタスク
- 木曜日のタスク
- 金曜日のタスク
- 土曜日のタスク
- 日曜日のタスク
【手順2】やるべきタスクを全て書き出す
次にやるべきことを全て書き出します。
ここでは本当にやるべきことを全て書き出してください。例えば、食器を洗う、○○さんに連絡するというようなどんなに小さいことも書くようにしましょう。
これによって、脳でいちいち覚えておく必要がなくなるので、ワーキングメモリーが節約できます。
【手順3】各リストにタスク(カード)を分類
次に書き出したやるべきタスクをリストに分類していきます。これはリストの作り方によっては必要ないかもしれません。
例えば、リストを各曜日で作成した人などは、書き出したタスクを実行したい曜日に分類していきます。予めリストごとにタスクを書き出すことで省略することも可能です。
【手順4】タスクを優先度順に上から並べる
次に各リストについて、タスクを優先度順に上から並べていきます。
それぞれのタスクの期限や、あなたの夢や目標にどれくらい直結するかなどを考えて、優先度が高いタスクほど早く着手できるように並び替えましょう。
ここで、自分がわざわざしなくてもいいタスクがあれば捨てる(断る)ことも必要かと思います！(エッセンシャル思考)
色々なことに手を出すよりも、最小限のタスクに最大限のエネルギーを注いだ方が結果が出やすいです。つまりやるべきことを絞り込み、本当に自分がやるべきことの注力した方が得だと言うことです。
【手順5】優先度順にタスクを消化していく
ここでようやく作業に取り掛かります。遠回りのようですが、何も考えずに片っ端から作業に取り組むより確実に効率的です。
【手順4】で並び替えたタスクのうち、上の優先度が高いから消化していきます。タスクが終えたら、アーカイブに入れて削除するか、完了のリストに入れましょう。
この時に他のタスクのことは考えなくて大丈夫です。もし一番上のタスクしかその日に終らなくても、1番重要なタスクを終えた、または進めたので十分頑張ったと言えるからです。
その日に終らなかったタスクがあれば、次の日に優先度を考えながら、組み込めばOK！常に優先度や重要度の高いタスクから着手していきましょう。
ミニマリストがスケジュール管理にトレロを使うメリット
最後にミニマリストがトレロを使うメリットをまとめてます。僕の1番気に入っているメリットは複数の端末でタスク管理ができることです。
- 紙やペンを常に持っておかなくていい
- スマホやタブレット、PC間での共有がかなり良い
- ストレスなく操作ができる
- タスクを書き出すことでワーキングメモリーを節約
- 1番重要なタスクがわかるので、無駄なことをしにくい
- リマインド機能やチーム内共有などの設定が簡単
紙やペンが必要ないのでミニマリストにピッタリです。もちろんミニマリスト以外の方にもオススメなスケジュール管理アプリです。
僕も普段から愛用しています。「まだ使ったことがない！」って方は下記のリンクから使ってみてください！(無料です)
