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【トレロ】ミニマリストにおすすめのスケジュール管理アプリを解説!

ミニマリストこうだい
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こんにちは!ミニマリストこうだいです。(@koubloginfo)

この記事では、ミニマリストにもおすすめできるスケジュール管理アプリ「Trello(以下、トレロ)」をご紹介します!

・スケジュール管理やタスク管理が苦手だ。
・紙でスケジュールやタスクを管理するのが面倒だ。
・ミニマリストにもおすすめの作業用アプリを知りたい。

このような人におすすめの内容です。(以下のアプリをご紹介↓)

Trello

Trello

Trello, Inc.無料posted withアプリーチ

ミニマリストにおすすめのスケジュール管理アプリはトレロ!

トレロは2011年に開発されたタスク管理ツールです。今回はアプリということで紹介していますが、PCでも使えるので厳密にはツールですね。

どんな風に使うんですか?

トレロはタスクを「カード」として登録し、「ボード」と呼ばれる場所に付箋のように貼ってタスクを管理して使います。

ミニマリストこうだい
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以下のような画面です(これはiPad)
スケジュール管理アプリトレロの使用例

(iPadで実際にトレロを使用している画面です↑)

この3つのカテゴリー(リスト)は自由に設定が可能です。

例えば、「やるべきこと」「作業中」「完了」というリストを作ってタスクを管理することもできますし、各曜日ごとにリストを作成して1週間単位でスケジュールを管理するkともできます。

ミニマリストこうだい
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シンプルかつ直感的に操作できるところで世界中で利用されている1つの理由!

GTD理論とトレロの相性が良すぎる件について

より効率よく作業を進めていただくために、「GTD理論」という言葉について解説します。

GTD理論とは、アメリカのデビット・アレンが開発したライフワーク管理システムのこと。

GTD理論を使うことによって、やるべきことが明確になり、結果的に作業がサクサクと進むようになります!

このシステムは5ステップで完結するタスク管理です。以下の引用文がにわかりやすいので参考になります👇

  1. 収集:頭の中にある「やらなければならないこと」「気になっていること(問題)」を紙などに書き出す。
  2. 処理:書き出した内容を、手順に添って、分類しリスト化する。
  3. 整理:リストを自身がスケジュール管理に使っているツール(PDAやシステム手帳など)に入れ込む。
  4. 見直し:自分の状況や状態でそれらが可能かどうか見直し、検討する。
  5. 実行:リストアップした「出来ること」を順次片付ける。

引用元:マナブログ

ここからさらに砕いて説明すると、GTD理論は以下の5ステップになります。

  1. やるべきことが全部書き出す
  2. 事前に決めた手順に従ってリストに分ける(いつするかなど)
  3. リストを自分の使っているツールに入れる
  4. 自分の状況と比較して、可能かどうかのチェック
  5. 優先順にタスクをこなす

やってみると意外にシンプルです。そしてこのGTD理論とトレロの相性が最高にいいのでおすすめ!

トレロに直接タスクを書き出すのなら、手順3は省略できまし楽です。

ミニマリストこうだい
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なんとなくタスク管理の方向性が見えてきましたか?この後、さらに詳しくトレロの使い方について解説しますね。

トレロの使い方を5つの手順で解説

トレロはインストール後に少し登録がありますが、そこは我慢してください。アカウントを作ることで、スマホや、タブレットとのリンクが可能になります。

設定を終えたら、「ボード」にていよいよタスク管理になります。ここでは理解しやすいように僕のトレロの使い方を5つの手順で解説します。(他の方も大体同じなのでご安心ください)

  1. ボードにてリストを作成
  2. やるべきタスクを全て書き出す
  3. リストの基準に従ってタスク(カード)を分類
  4. タスクを優先度順に上から並べる
  5. 優先度順にタスクを消化していく

【手順1】ボードにてリストを作成

タスク管理アプリトレロを使う手順1

まずはボードにリストを作成していきましょう。

リストを作る基準は自由です。僕はめんどくさがりなので、下記の3種類のリストを使っています。

  • 今月の目標←方向性を維持するため。達成できたら削除します。
  • 今週に達成したいこと←ここに僕はTODOを書き込みます。
  • 今日(明日)やること←寝る前に整理することもあるので(明日)も付けています。

と、こんな感じで僕なりの意味を持って作成しています。

他にリスト作成の候補を挙げるなら、

(シンプルなので初心者やミニマリスト向け)

  • 未完了のタスク
  • 今日のタスク
  • 今週には完了したいタスク

(几帳面だったり、日によって忙しい方向け)

  • 1週間で達成したいこと
  • 月曜日のタスク
  • 火曜日のタスク
  • 水曜日のタスク
  • 木曜日のタスク
  • 金曜日のタスク
  • 土曜日のタスク
  • 日曜日のタスク
ミニマリストこうだい
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まぁ、ライフスタイルや好みの問題です。強いて言うなら、あまり多くし過ぎない方が継続できます。

【手順2】やるべきタスクを全て書き出す

タスク管理アプリトレロを使う手順2

次にやるべきことを全て書き出します。ここでは本当に全てのタスクをやるべきこと書き出してください。

例えば、食器を洗う、○○さんに連絡するというようなどんなに小さいことも書きます。

これによって、脳でいちいち覚えておく必要がなくなるので、ワーキングメモリーが節約できます。

ミニマリストこうだい
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少し集中力や記憶力が上がります!

【手順3】各リストにタスク(カード)を分類

 

次に書き出したやるべきタスクをリストに分類していきます。

※リストの作り方によっては必要ないかもしれません。

例えば、リストを各曜日で作成した人などは、書き出したタスクを実行したい曜日に分類していきます。

【手順4】タスクを優先度順に上から並べる

タスク管理アプリトレロを使う手順4

次に各リストについて、タスクを優先度順に上から並べていきます。

それぞれのタスクの期限や、あなたの夢や目標にどれくらい直結するかなどを考えて、優先度が高いタスクほど早く着手できるように並び替えましょう。

ミニマリストこうだい
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ここで、自分がわざわざしなくてもいいようなタスクがあれば捨てる(断る)ことも必要かと思います!

【手順5】優先度順にタスクを消化していく

ここでようやく作業に取り掛かります。遠回りのようですが、何も考えずに片っ端から作業に取り組むより確実に効率的です。

⑤で並び替えたタスクのうち、上の優先度が高いから消化していきます。タスクが終えたら、アーカイブに入れて削除するか、完了のリストに入れましょう。

この時に他のタスクのことは全く考えなくて大丈夫です。もし一番上のタスクしかその日に終らなくても、もっとも重要なタスクを終えた、又は進めたので十分頑張ったと言えます。

その日に終らなかったタスクがあれば、次の日に優先度を考えながら、組み込めばOK!!

ミニマリストこうだい
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そして、新たにやるべきことが発生したら、再度リストに組み込んで取り組んでいきましょう!

ミニマリストがスケジュール管理にトレロを使うメリット

最後にミニマリストにトレロを使うメリットをまとめてます。

  1. 紙やペンを常に持っておかなくていい
  2. スマホやタブレット、PC間での共有がかなり良い
  3. ストレスなく操作ができる
  4. タスクを書き出すことでワーキングメモリーを節約
  5. 1番重要なタスクがわかるので、無駄なことをしにくい
  6. リマインド機能やチーム内共有などの設定が簡単

ぶっちゃけミニマリスト以外の方にも超オススメなアプリです。僕も普段から愛用しています。

まだ使ったことがないよ~!って方はぜひ下記のリンクからインストールしてみてください!

Trello

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ミニマリストこうだい
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最後まで読んでいただきありがとうございました。よければ他の記事も覗いてみてください!

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